商务信函的写法

来源:英盛网发布时间: 2015-12-12

信函是公司的脸面,它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点: 信头:一般来讲,商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺,这样信头就不必自己再写了。信内地址:写在信纸的左上角,编号和日期下方。顺序是从小到大: 公司名称或收信人姓名、职务房屋或大楼名称大楼号码及所在街道或路的名称省市名称及邮编国家名称称呼敬语:如知道对方姓名,就用dear mr./mrs./miss/ms.加上姓,如不知道对方姓名,可用dear sir, dear madam, 也可用:to whom if may concern。如对方职务较高,则最好用其职务名称,如: dear prof. smith, dear dr. henson等。称呼一家公司就用dear sirs 或gentlemen。结束敬语:如称呼用dear sir/dear sirs/dear madam", 结束敬语就应用yours faithfully。如称呼用dear mr. john/dear mr. smith, 结束敬语就应用y

信函是公司的脸面,它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点:
信头:一般来讲,商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺,这样信头就不必自己再写了。
信内地址:写在信纸的左上角,编号和日期下方。顺序是从小到大:
公司名称或收信人姓名、职务
房屋或大楼名称
大楼号码及所在街道或路的名称
省市名称及邮编
国家名称
称呼敬语:如知道对方姓名,就用dear mr./mrs./miss/ms.加上姓,如不知道对方姓名,可用dear sir, dear madam, 也可用:to whom if may concern。如对方职务较高,则最好用其职务名称,如: dear prof. smith, dear dr. henson等。称呼一家公司就用dear sirs 或gentlemen。

结束敬语:如称呼用dear sir/dear sirs/dear madam", 结束敬语就应用yours faithfully。如称呼用dear mr. john/dear mr. smith, 结束敬语就应用yours sincerely。
署名
英文信函中讲究五c原则,也就是要求做到正确(correctness)、清晰( clearness )、简明( conciseness )、完整( completeness )和礼貌( courtesy )。信函的语调也是同样重要的,它表达了你对收信人的态度,适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。