公函写作的四个特性

同其他法定文种相比,公函有四个特性,需要在实际写作中加以注意。

一、格式要求的特定性

这表现在四个方面:一是发文机关名称上边缘距上页边的距离有别于其他公文。一般的下行文(命令除外),发文机关标识距纸张上边缘的距离为62mm；上行文的距离为117mm。公函此间的距离则是30mm。二是眉首各要素的标识位置不同于其他公文。一般公文眉首各要素如份号、密级与保密期限、紧急程度、发文字号等都标识在红色反线的上方,而公函的眉首要素置于武文线的下方,如将份号、密级与保密期限、紧急程度依次一项一行顶格标识在武文线下一行版心左边缘位置,发文字号顶格标识在武文线下一行版心右边缘位置。三是武文线和文武线与其他公文红色反线的标识有区别。文件格式是在发文字号之下4mm处印一条红色反线(长156mm),主体最后一行置版记；而公函是在发文机关标识之下4mm处印一条武文线(长170mm.上粗下细),在距最后一行(即第22行)6mm处印一条文武线(长170mm,上细下粗),没有版记。四是首页页码的标识要求不同。一般公文的首页页码置于首页公文版心下边缘之下一行右下角,公函的首页则不显示页码,只在第2页开始显示页码“-2-”。

二、行文对象的平等性

函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。这里的“不相隶属”包含两方面的含义:一是一个系统内部的平级机关是不相隶属机关,比如省委内部的组织部、宣传部、统战部是不相隶属机关,市政府下属的财政局、人事局、教育局、公安局也是不相隶属机关；二是在行政组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的机关部门,不论级别高低都是不相隶属机关,如某省水利厅与某省高等院校、某企业与某驻地部队等都是不相隶属关系。可见,不论受文对象是谁,不管行政级别高低,使用公函的单位的地位都是平等的,不存在上级与下级、领导与被领导的关系。所以写作公函时应从整体上把握好公务往来双方主体上的平等性。

三、适用范围的广泛性

函适用范围的广泛性体现在两个层面。一是任何机关部门都能使用。函不同于命令、议案等文种对使用对象有严格限定,不论任何层级的机关、团体、企事业单位,只要与不相隶属的机关部门有公务往来,都可以使用函这一文种。由此可见函的适用范围之广是其他法定文种无法比拟的。二是功能用途的多样性。一般文种如请示、批复等功能比较单一,而函具有商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项四大功能。如可以用商洽函与不相隶属的机关建立业务关系,用转办函向不相隶属的机关发函协调处理有关事项,用答复函向不相隶属的机关建议落实工作,用请批函向不相隶属的机关寻求政策等。随着社会生活的多样化,函的内容将越来越丰富,用途和作用也将越来越广泛。

四、语言表述的平和性

公文不同于文学作品和政论文章,它有着独特的语言风格和表达要求。从总体上说,公文用语讲究准确、简洁、质朴、庄重、规范；从行文关系上说,上行文的措辞谦恭礼让,下行文的语言准确庄重,平行文的语气平和诚恳。作为平行文,公函的用语既要体现公文语言的总体要求,又要体现平行文语言的平和性特点。如向不相隶属机关请求协助、商洽解决办理某一问题时使用的商洽函、转办函等,结尾一般多用“当否、妥否、可否、能否”之类的协商语；向不相隶属的主管部门询问有关方针政策的询问函、请批函等,一般多用“恳请、特请、是否同意”等期请语。这些协商语或期请语,从字面意思上体现的就是一种平等、和气、协商的态度,而没有上行文的谦恭、下行文的庄重之态。所以,公函的语言基调总体应保持平和诚恳、协商友好,这是公函与其他法定文种语言上的显著区别。