机关单位公文写作基本格式须知

公文格式的组成要素包括:

(1)发文机关标识(版头、红头)

(2)公文份数序号

(3)密级

(4)发文字号

(5)签发人(主要用于请示)

(6)标题

(7)主送机关(内发可省略)

(8)

(9)附件

(10)发文机关署名

(11)成文日期

(12)印章

(13)附注(此件发至 xx级)

(14)主题词

(15)抄送单位

(16)印刷机关和印刷时间

印刷用纸和技术要求:用a4型纸(297x210),用3号仿宋体,每页22行,每行28个字。

2.发文字号

编写发文字号原则:包括机关代字、年份、序号。

注意:年份不能省略,两边用六角括号;序号不编虚位,不加第。

3.公文标题

标准式:发文机关+发文事由+文种

凡是有红色版头的文件,因已表明发文机关, 故发文机关名称可省略。

特殊形式:

(1)发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》

(2)发文机关+转发文件名+文种,也称转文式标题,用于转发文件。

4.成文日期

成文日期确定原则:

(1)会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。

(2)领导签发的,以签发日期为准。

(3)联合行文,以最后签发机关的领导签发日期为准。

(4)法规性文件以文件批准日期为准。

(5)一般信函、电文以实际发出日期为准。

成文日期必须写年月日,且要用汉字。

5.主题词

《条例》和《方法》都明确规定:上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》标注主题词。

比如,《上海市人民政府公文主题词表》使用说明中规定:

(1)一份公文标引的主题词,除类别词外,最多不超过五个。

标引主题词的顺序为先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映公文内容的词,最后标反映公文形式的词。如《上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知》,先标类别词“农业”,再标反映公文内容的类属词“扶贫”,最后标反映公文形式的类属词“通知”。

(2)一份公文有两个以上主题内容时,先集中对第一个主题内容标注,再对第二个主题内容进行标注,最后标文种。

(3)根据需要,可将不同类主题词进行组配标引。

(4)在《公文主题词表》中找不到准确反映公文内容的类属词时,可用类别词替代。

6.用印

一般的用印方法是:骑年压月,上大下小。

国标《国家行政机关公文格式》规定:单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标成文时间。当印章下弧无文字时,仅以下弧压在成文时间上,当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。